Responsabilidad social empresarial
Es hora de preparar el Reporte Anual de su organización
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Enero 18. Por ley, en los tres primeros meses del año las sociedades comerciales deben presentar sus balances e informes financieros a sus socios. Muchas fundaciones, corporaciones y empresas con trabajo en RSE, aunque no están obligadas a hacerlo, saben de la importancia de la rendición de cuentas y han asumido también la tarea.
Llámese informe de labores, reporte anual o balance social, esta herramienta de comunicación y transparencia, se ha convertido cada vez más en un imperativo para aquellas instituciones dedicadas a la responsabilidad social, que quieren presentar su labor a la comunidad, mejorar la transparencia de sus acciones y estimular la comunicación con sus grupos de interés, sean estos beneficiarios, aportantes, instituciones estatales o ciudadanía en general.
Tales organizaciones han comenzado a preparar sus informes por estas fechas o quieren hacerlo y por lo tanto vale la pena recoger algunas sugerencias para hacer esta publicación más útil, efectiva y oportuna.
La primera de ellas es planearlo y hacerlo con tiempo. Si quiere publicar su informe para la Asamblea en los últimos días de marzo quizá ya está atrasado, pero puede sumarle al informe financiero un informe narrativo breve sobre sus principales logros del ejercicio anterior.
Planéelo con tiempo, trabaje en la estructura de su contenido, obtenga apoyo editorial para realizarlo y haga un cronograma realista. Lo ideal es comenzar en octubre o noviembre para tenerlo listo en marzo. No dude en invertir el mejor esfuerzo pues este documento se convertirá fácilmente en la mejor carta de presentación de la institución y su trabajo.
Al planear y desarrollar el contenido enfóquese en los resultados no en las actividades. A sus donantes actuales y a los potenciales, a sus aliados y beneficiarios, les interesa más saber qué resultados consiguió, cómo estos resultados se alinearon con su misión y su planteamiento estratégico y cómo cree que será su impacto en los temas que se ha propuesto impulsar.
Evite hacer una larga lista con títulos, subtítulos y enumeraciones de todas las actividades que realiza la organización. Y definitivamente abandone los detalles sobre el trabajo administrativo y el esfuerzo logístico y operativo para conseguir los resultados, eso déjelo para sus informes internos.
Informe sobre los recursos que captó y movilizó, pero no haga demasiado énfasis en las donaciones obtenidas, los donantes quieren conocer sus logros, lo que hizo con el dinero, más que su procedencia y composición.
Evite los textos demasiado largos, el lenguaje académico y burocrático y cuidese de redactar buenos títulos, destacados y pies de foto que puedan lograr un primer nivel narrativo para quienes solo ojean la publicación
A ello contribuirán las buenas fotos que muestren el trabajo y sus resultados; compleméntelas con breves pero expresivos pies de foto. Si no las tiene se dará cuenta que hacia el futuro deberá cuidar de documentar fotográficamente todas las actividades y logros de la organización. Y hacerlo asegurándose de la calidad técnica y narrativa del material, de manera que tenga un conjunto de buenas opciones a la hora de editar el informe.
Incluya historias concretas con testimonios de sus beneficiarios, son muy útiles sobre todo para impactar a sus donantes internacionales y darle una dimensión humana y sensible a las cifras que usted plantea en el informe.
Acompañe las tablas y gráficas de las cifras con breves explicaciones que ayuden a entenderlas. Muchas personas prefieren leer un texto que intentar descifrar un gráfico.
Incluya siempre que pueda la lista de sus donantes, así como las de sus aliados y socios en los proyectos, este reconocimiento es bien importante. Y chequee que nombres de personas, instituciones y empresas estén siempre correctamente escritos, si hay algo peor que omitir la mención a quienes contribuyeron a sus logros es mencionarlos de manera errónea, eso ofende particularmente a las personas.
Informe de qué manera pueden ayudar a su organización los donantes, benefactores o simpatizantes, así podrá comenzar a canalizar de manera más orgánica a sus fines los recursos que le lleguen.
Y por encima de todo, sea breve. Busque ojalá un editor externo que le ayude a ?peluquear? el informe pues desde dentro se ven importantes muchos detalles y asuntos que en realidad no lo son y que pueden desanimar el interés de los lectores por su informe.
Finalmente tenga claro que este es un propósito de la organización y la empresa que va mejorando año a año, con el análisis de los aciertos y errores de cada edición del informe, con el diálogo abierto sobre las impresiones de sus grupos de interés, y con el aprendizaje del equipo de trabajo que debe incorporar las necesidades de documentación e investigación que plantea el informe a todas sus actividades.
Este informe se preparó teniendo en cuenta los consejos de Kivi Leroux Miller, presidente de EcoScribe Communications y de Moris Polanco de Comunicación y Mercadeo.
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